Umas & Outras

O site Efetividade.net sempre está lançando novos desafios aos adeptos da organização e produtividade pessoal. Eu sou uma dessas pessoas e atendendo ao convite do site estou postando aqui como faço para organizar minhas anotações e meu material de referência. O post é longo. Se achar chato vá ler uma coisinha mais amena aqui, ou aqui.

A pergunta de Augusto Campos, do Efetividade, é: que ferramentas você usa para gerenciar suas anotações e referências?

Primeiro vamos definir: anotações para mim são todas as notas que escrevo para me lembrar das coisas mais tarde. E referências é todo o material escrito por outras pessoas, impresso ou não, que me ajuda no meu trabalho.

Eu sou escritora, pesquisadora, professora aposentada e trabalho em casa – ou viajando. Apesar da nerdice que me faz encher a casa de tranqueiras eletrônicas, e de passar 8 a 10 horas por dia no computador, uso para minhas referências um sistema principal de pastas suspensas, pastas reais, cheias de papel. Outro motivo, além de gostar de papel, é que sou da era pré-informática, e não sei como me livrar do monte de papel que já juntei antes. Tenho aquelas maletinhas de plástico com 10 pastas cada uma, que distribuo pelo apartamento – que é pequeno, por isso não posso colocar tudo num lugar só.

Lá está uma delas, entre uma estante e outra.Clique na foto - nessa e nas outras - que aumentam de tamanho.

Cada maletinha dessas tem um assunto que se refere aos meus campos de estudo e pesquisa – uma para Genealogia, outra para Cultura Popular, outra para Teatro, e outra – ou outras – para cada assunto específico em que eu esteja trabalhando no momento.

Na maletinha de Genealogia tem pastas como “Bibliografia”, “Árvores”, “Documentos”, “Olavo de Medeiros Filho” (porque estou reunindo material sobre ele, que é patrono da cadeira nº 2 que ocupo no Instituto de Genealogia e Heráldica da Paraíba.)

Olhaí as pastinhas sobre genealogia.

Na maletinha de Teatro tem “Originais”, que são as peças da minha autoria; “Shakespeare”; “Hamlet” (uma pasta somente sobre Hamlet, que é a peça que mais estudo); “Artigos”, e assim por diante. Na maletinha Cultura Popular tem pastas “Literatura de cordel”, “Cantoria de Viola, “Conto”, e etc. Todas essas maletinhas têm uma pasta chamada “Variado”, onde eu jogo o que não consigo classificar nas outras.

Por exemplo: meu último trabalho foi escrever uma biografia. Então abri uma maletinha dessas para organizar em pastas separadas o material que iria precisar. Mas só um trabalho grande onde vou lidar com muito papel justifica isso. Na maioria dos casos, cada trabalho merece apenas uma pasta, que coloco na gaveta mostrada a seguir.

Essa é uma gaveta de pastas suspensas para assuntos diversos. 1) “Contratos”, onde estão meus contratos com as editoras e com os clientes, contrato de aluguel, com prestadoras de serviço, etc. Todos os contratos – e os distratos – estão nessa pasta. 2) “Receitas e exames”, onde guardo todo aquele material gerado nas consultas médicas. Aqueles exames grandões, que não cabem em canto nenhum, estão embaixo da roupa num das gavetas da cômoda. Além disso, em cima da minha mesa e em lugar fácil está um envelope com todos os meus exames mais novos, para num caso de urgência as pessoas – ou eu mesma – não perderem o juízo procurando.

Olhaí a maletinha de Genealogia e abaixo o móvel com a gaveta de baixo - que é um arquivo de pastas suspensas.

3) “Assuntos”: nesta pasta guardo montes de papeluchos com assuntos possíveis para crônicas, posts, textos. Sacudo lá dentro e esqueço. Quando falta assunto, pego a pastinha e pronto: está tudo lá, montes de ideias. 4) “Cruzeiro”: tenho nesta pasta o material do cruzeiro de navio que realizei, porque minha intenção era escrever um blog sobre isso. Quando eu tiver tempo e voltar a vontade, o material está lá, todo separadinho e fácil de encontrar; 5) “Currículo”: toda vez que faço uma palestra, ou dou um curso, etc, que me dão um papel ou um certificado, jogo lá. No meu currículo virtual coloco apenas os títulos mais significativos. 6) “Casa própria”: estou numa questão com a Caixa Econômica Federal em relação à minha casa, então todo o material está separado numa pasta; 7) “Book”: aqui coloco recortes de jornais e revistas que trazem coisas sobre a minha pessoa. Quando enche, tiro um dia e recorto, ajeito, e coloco numa pasta de saquinhos plásticos onde fica tudo visível. 8 ) “Recibos”. 9) “Palestras e cursos”: roteiros de palestras, rascunhos, fichas de aula. 10) “Documentos”: tudo que não for currículo, contrato, distrato ou recibo vem pra cá. Aí estão titulo de eleitor, carteira profissional, passaporte, documentos do carro… A escritura da casa morava aqui; mas com a questão da Caixa eu abri uma pasta só para isso e a escritura está morando provisoriamente lá. Tem mais outras pastas, é tedioso enumerar aqui, e o objetivo era você entender o mecanismo. Algumas dessas pastas não são necessariamente “Anotações” ou “Referências”, mas é assim que essa gaveta está organizada.

Tudo bonitinho, com etiquetas!

Tudo em que ponho a mão é organizado dessa forma, e resulta disso que eu consigo encontrar qualquer papel com relativa facilidade. As pastas recebem uma etiqueta feita com um etiquetador desses baratinhos, de criança.

Para cada pasta dessa tenho uma com o mesmo título no computador onde armazeno as coisas digitalizadas, coisas diferentes dessas de papel (talvez o ideal fosse digitalizar tudo mas além de ser um trabalho insano eu gosto de pegar em papel). Quando encontro algo interessante na Internet, transformo em PDF com um plug-in do Firefox e armazeno no local adequado, com um título bem descritivo para facilitar a localização do sistema de busca do Windows. Tentei usar Evernote e outros programas semelhantes mas não deu certo, eu simplesmente no dia-a-dia esqueço que eles existem. Não uso Outlook nem qualquer desses programas sincronizados com outros, não tenho paciência.Tenho back-up de tudo – mas não tenho back-up das coisas de papel, of course, porque aí seria maluquice demais. Num incêndio, perderei tudo… menos as coisas que estão no Dropbox– onde eu tenho um espaço gratuito e pequeno, e coloco sempre o trabalho que estou fazendo no momento. Tenho pensado ultimamente em fazer uma assinatura do serviço, que vai me permitir armazenar “na nuvem” todos os meus arquivos importantes.

Vejam essa outra maletinha debaixo da mesinha do quarto. É a de Cultura Popular, assunto com o qual não estou trabalhando agora. No quarto, o tema dorme e descansa para arcordar daqui a uns meses!

Além disso, todas as minhas recordações – cartas, bilhetes, lembranças, e todo tipo de papelucho – recordações essas reunidas ao longo de décadas são guardas em pastas de saquinho plástico, separadas por épocas da minha vida. Eu gosto de folhear essas pastas e me lembrar das coisas – ser feliz de novo, só manuseando as recordações. E estando assim organizadas facilitam a minha vida, uma vez que já comecei a escrever minhas memórias.

Uma das pastas de recordações. O autógrafo à direita é do escritor Ignácio de Loyola Brandão, da década de 1980...

Como o apartamento não cabe todos os meus papéis, tenho um espaço na casa da minha filha onde coloco o “arquivo morto”: papéis que não utilizo todo dia mas que estão lá, todos colecionados e sinalizados para que eu encontre o que precisar na hora certa. Aí eu tiro uma foto da estante onde eles estão guardados e é só olhar a foto e procurar, como se estivesse em frente à estante – daí é só ligar para Ana Morena, minha filha roqueira pedindo a ela para pegar na estante e olhar, se for o caso, sem precisar ir até lá.

O que importa disso tudo é que sei onde está cada papel meu.

Apesar de toda essa maluquice, sempre estou aprimorando o sistema e aceito sugestões.

Estou naquela fase de milhares de coisas para fazer e sabendo muito bem que o tempo não vai dar para fazer tudo. Vou mudar não só de apartamento como de cidade; e são muitas providências de última hora, mil detalhes a me chamar a atenção; se eu não fosse uma mulher muito organizada já estaria provavelmente à beira da loucura.

Sempre fui muito boa no planejamento de coisas; e a prática teatral durante anos completou aquilo que a vida não havia me ensinado, porque só faz um teatro de qualidade, principalmente quem produz, escreve, atua e faz outras coisas no mesmo espetáculo quem tem capacidade de organização.

Além disso, para o dia-a-dia, sou adepta do GTD, que é um método de organização pessoal e gerenciamento de tempo, criado pelo americano David Allen e que tem seguidores no mundo inteiro. Você pode ler alguma coisa no site Efetividade.net ou assinar a lista do Yahoo onde eu aprendi tudo que sei. Pode ainda, é claro, comprar o livro do titio Dave, Getting Things Done ou, em português, A Arte de Fazer Acontecer (Ed. Campus, 2005)

Finalmente, quando a coisa aperta no mundo das tarefas a cumprir, dos prazos estourados, dos relatórios atrasados e o que seja, o remédio melhor é esfriar a cabeça, como você pode ver na foto abaixo e que já virou mania na Internet, da qual você também pode participar.

Eu ensino. Tire uma foto sua “esfriando a cabeça”, ou seja, com a cabeça dentro da geladeira,  e chame o arquivo de “241543903”. Isso mesmo, essa sequência de números. Poste a foto em um blog, ou site, ou flickr, ou album on-line. Qualquer pessoa que digitar no Google “241543903” vai encontrar um monte de fotos de gente com a cabeça dentro da geladeira, incluindo essa minha, e a sua, se você assim o fizer.

Para que serve?

Para nada. É mais uma das bobagens divertidas da Internet. (A foto foi feita by myself, especialmente para este blog).